Con la pandemia lo strumento delle riunioni da 15 minuti, a distanza, è stato determinante per la prosecuzione di diverse attività. Molti lavori d’ufficio, o le stesse redazioni di giornali, hanno potuto interagire e confrontarsi a distanza, dietro uno schermo, non penalizzando per nulla il lavoro in Smart working.
Secondo una ricerca di Microsoft sulla piattaforma di videoconferenze e attività di lavoro Teams, riportata da Il Post, tra il 2021 e 2022 le riunioni sono aumentate di numero, anche se sono diventate più brevi, all’incirca di 15 minuti. Le riunioni di un’ora, programmate sulla piattaforma, sono invece diminuite di molto.
Quella che era una pratica comune, in pandemia, si mantiene anche oggi, ma necessita di metodo e capacità di adattamento in quanto occorre ridefinire le pratiche esistenti, che prevedono per molte aziende riunioni tendenzialmente più lunghe.
Riunione da 15 minuti: perché preferirla
Negli ultimi tempi è emerso come le riunioni di un’ora o mezz’ora possano divenire controproducenti, condizionando negativamente il lavoro, l’umore, l’esperienza e la reattività, assorbendo tempo e risorse. “Quando si fanno i conti e ci si rende conto che una riunione di un’ora con otto persone equivale a un’intera giornata di lavoro, con tutti gli ingenti costi associati, le riunioni più brevi e più focalizzate diventano una scelta obbligata”, racconta il cofondatore di Distributed, Callum Adamson, come riportato da Wired.
Il modello delle riunioni da 15 minuti è adatto sia per sviluppare rapporti e incentivare la condivisione sia per non disperdere la concentrazione, compromettendo la continuità del lavoro. Le riunioni più lunghe, invece, con tanti partecipanti, possono essere improduttive e meno focalizzate, facendo perdere di vista gli obiettivi.
Molte aziende stanno sperimentando le riunioni più brevi anche per contrastare la stanchezza e l’affaticamento digitale dovuto al numero eccessivo di video call. Descrive così i benefici del nuovo approccio Ivan Maryasin, amministratore e cofondatore di Monite:
Durante le riunioni su Zoom non ci si distrae più, cosa che rappresentava un problema evidente nelle sessioni più lunghe.
Prima, si impostava una riunione di un’ora, che si prolungava a ottanta minuti, e dopo venti minuti i dipendenti di alto livello avevano già smesso di seguire e passavano ad altre mansioni.
Inoltre, per eliminare le riunioni superflue una soluzione potrebbe essere anche la settimana corta. Essendo il lavoro concentrato in soli 4 giorni lavorativi le riunioni si eliminano di circa il 20 per cento, nello specifico quelle che servono per l’aggiornamento sui progetti.
Il parere di Paglialunga, CEO di Deghi, sulle riunioni da 15 minuti
Abbiamo chiesto ad Alberto Paglialunga, CEO e fondatore di Deghi, azienda leader nel settore della vendita online di prodotti d’arredo, se e in che misura le riunioni da 15 minuti possano essere funzionali per un’azienda dal calibro di Deghi. Spiega l’imprenditore:
La riunione di 15 minuti dura quanto l’intervallo di una partita di calcio. In quel momento è inutile dire di chi sia la responsabilità.
Ma sono minuti dove devi cercare di trasmettere il tuo pensiero e sentire quello dei tuoi calciatori per poter affrontare meglio il secondo tempo.
Ovvio invece che per affrontare la gara successiva c’è una settimana dove le riunioni sono scambi di idee continue con il tuo team.
Quindi bisogna considerare questi brevi meeting come rapidi allineamenti su direttive già prestabilite. In quest’ottica possono anche risultare efficaci.
Come devono essere le riunioni da 15 minuti
Le riunioni da 15 minuti possono esserci solo se non penalizzano questioni importanti su cui discutere. Se una riunione ha bisogno di maggior tempo, perché occorre valutare aspetti importanti e delicati, come la vendita dell’azienda, non può essere ridotta. È necessario in ogni caso il buon senso e il giusto discernimento. Per fortuna non sempre si affrontano questioni di vitale importanza.
Per le riunioni di 15 minuti, che riescono a realizzare gli obiettivi che si prefissano, sarebbe meglio limitare il numero dei partecipanti. Anche il momento dei saluti non andrebbe sacrificato in quanto necessario per porre tutte le persone a loro agio. Sarebbe, inoltre, opportuno organizzare la riunione in anticipo, fornendo preventivamente anche il materiale e i documenti da consultare. E ancora, per chi ha più riunioni brevi, si possono organizzare in orari ravvicinati, con una breve pausa tra l’una e l’altra.
Una giornata costantemente spezzettata da riunioni, ancor di più se queste sono lunghe, interrompendo quel flusso di cui le persone hanno bisogno, caratterizzato da un blocco di tempo considerevole per impegnarsi profondamente in un compito, può avere delle conseguenze spiacevoli sul proprio benessere. Poche ed essenziali riunioni da 15 minuti possono solo che giovare all’azienda e ai suoi dipendenti, andando a ripercuotersi positivamente anche sulla sua stessa produttività.
