Chi è e di cosa si occupa precisamente il Facility Manager? Si tratta di una figura professionale che, negli ultimi anni, sta riscuotendo sempre più successo all’interno della realtà aziendale mondiale. Il suo compito è quello di gestire gli edifici e tutti i servizi strumentali dell’azienda a cui fa riferimento. Nello specifico, il facility manager può essere responsabile di uffici, negozi o interi stabilimenti e ne gestisce le utilities: manutenzioni, sicurezza, telecomunicazioni, servizi di pulizia o di mensa.
Per semplificare ulteriormente, il compito del facility manager all’interno di un’azienda è quello di definire i tempi e le modalità della manutenzione delle strutture. Come? Coordinando il personale responsabile di quei servizi, tenendo conto, ovviamente, anche delle disponibilità economiche di cui dispone, dunque del vincolo di budget. Lo scopo della sua attività è assicurare un ambiente di lavoro professionale ed efficiente, che possa soddisfare gli obiettivi e le esigenze dell’azienda.
Facility Manager: i numerosi servizi offerti all’azienda e l’aiuto dei software
L’attività di un facility manager all’interno dell’azienda si articola in due tipi di servizi generali principali, chiamati hard services e soft services. I primi sono legati alle infrastrutture fisiche: si tratta di monitorare i sistemi di riscaldamento e di condizionamento, l’impianto elettrico, idrico e anticendio, oltre che di occuparsi della manutenzione di strutture, serramenti e arredo per l’ufficio. I soft services, invece, hanno la funzione di rendere più vivibile l’ambiente di lavoro e consistono nel gestire i servizi di pulizia, quelli di posta, di mensa e di smaltimento dei rifiuti, la reception, il portierato di sicurezza, e la logistica interna.
Nel caso in cui presti servizio per conto terzi, ad esempio per società che offrono servizi di facility management, tale figura dovrà occuparsi anche del contatto coi clienti, ricercando nuove opportunità di lavoro o aggiornando le aziende sulle attività svolte. I compiti del facility manager sono quindi variegati e di grande responsabilità: gli aspetti da gestire sono molti e piuttosto eterogenei.
Per questo motivo, lo studio informatico Connessioni Aperte ha pensato di correre in aiuto offrendo al facility manager strumenti di gestione delle squadre, da quelle manutentive a quelle di pulizia e sicurezza. In che modo? Attraverso la piattaforma Pa-TRON, uno strumento software accessibile da smartphone e computer, che permette al facility manager di alleggerire fino al 70% la sua attività. Tale software
supporta le attività delle maestranze operative nella struttura, allineandosi ai capitolati d’appalto e occupandosi della supervisione di manutentori, sicurezza, pulizie, reception, della gestione di accessi e timbrature. La semplicità dello strumento, inoltre, lo rende realmente fruibile a chiunque abbia uno smartphone.
Facility Manager: perché è una figura chiave per l’azienda
In una classica giornata lavorativa in azienda, di cosa si occupa concretamente il facility manager e perché è così importante? Una delle sue funzioni principali è quella di pianificare la gestione di hard e soft services tenendo conto del budget: sarà lui, perciò, ad occuparsi della previsione di spesa e della ripartizione dei costi. Oltre a questo, è sempre il facility manager a dover definire i piani di manutenzione degli spazi e degli impianti aziendali e a dover stabilire le procedure operative. Oltre a occuparsi della gestione e manutenzione del patrimonio immobiliare, ha pure il compito di svilupparlo e pianificarlo strategicamente, proponendo, se necessarie, l’acquisizione o la dismissione di immobili o una loro riconversione.
Poi c’è l’attività di gestione del personale che si occupa dei servizi, ovvero di quello manutentivo, di pulizia, ma anche di imbianchini, fabbri e così via. Qualora tali servizi vengano forniti da ditte esterne, il facility manager dovrà occuparsi di gestire i rapporti con le società che li erogano, occupandosi dei contratti di fornitura e assicurandosi che gli standard di riferimento e i vincoli normativi di Salute e Sicurezza sul luogo di lavoro siano rispettati. In caso di urgenze o emergenze, il facility manager deve garantire all’azienda continuità operativa, risolvendo in modo rapido ed efficace i problemi.
Il facility manager, infine, si occupa di analizzare i risultati di gestione: in questo modo renderà conto alla dirigenza del suo operato e, attraverso tale analisi, potrà anche valutare scostamenti tra bilancio preventivo/consultivo, qualità dei servizi e, qualora ci fossero, individuare sprechi o intoppi. Quando un facility manager può dirsi soddisfatto? Nel momento in cui sarà riuscito ad assicurare il funzionamento di tutte le strutture al minor costo possibile: questo significa efficientare al massimo i servizi.
Leggi anche: Fornitori industriali: ecco come scegliere i migliori e i più affidabili
