Come funziona la conservazione dei documenti digitali? Oggi la progressiva e sempre crescente digitalizzazione ha investito particamente qualsiasi ambito: dai rapporti sociali, al lavoro, fino ad arrivare a toccare gli aspetti più specifici della realtà, come la conservazione dei documenti.
Se prima le aziende avevano archivi straripanti di carte e faldoni, adesso la dematerializzazione la fa da padrona, permettendo di evitare costi superflui per carta, inchiostro e altri materiali. Ma, assieme agli aspetti positivi, ve ne sono altri più problematici da tenere in considerazione: ad esempio, come si conservano i documenti in modo digitale? E, se esiste una normativa in merito, cosa prevede?
Conservazione dei documenti digitali: meno del 10% delle aziende segue la normativa
Bisogna anzitutto specificare che un documento possiede un vero e proprio ciclo di vita, scandito da diverse fasi: la prima è quella della creazione, ed è seguita da quella della conservazione. Ma il processo di digitalizzazione verificatosi negli ultimi anni ha modificato in modo radicale i meccanismi di gestione documentale, ormai lontani da quelli tradizionali: interi processi sono stati trasferiti sulla sfera digitale. E con ovvie conseguenze: il documento informatico, di un formato completamente diverso da quello cartaceo, non può certo essere trattato come quest’ultimo.
Le aziende devono perciò impegnarsi a garantire la giusta conservazione dei documenti digitali: come spiegato dagli esperti di Ardesia, esistono regole di conservazione digitale a norma dei documenti informatici, per i quali devono essere garantite integrità, autenticità e reperibilità. I documenti che l’azienda, per legge, deve conservare a norma sono:
- Fatture e ricevute, sia in entrata sia emessi;
- Libri contabili (inventario, libro mastro, libro giornale, etc…)
- Corrispondenza;
- Libri ausiliari.
Il documento digitale ha determinate esigenze di conservazione e meno del 10% delle aziende le segue così come sono stabilite dalla legge. Perciò, come deve essere custodito e protetto un documento digitale affinché possa durare nel corso del tempo?
Conservazione dei documenti digitali: il sistema dei pacchetti
Anzitutto bisogna precisare che “conservare” un documento non significa archiviarlo: conservare è un’azione più alta, in quanto prevede procedure di classificazione, protocollazione e sicurezza. Nel caso di documenti cartacei, per conservarli basta inserirli in faldoni organizzati secondo regole precise. Discorso diverso per i documenti digitali, la cui conservazione necessita del supporto di un sistema informatico in grado di garantire l’integrità, la sicurezza e l’indicizzazione dei dati, generando i cosiddetti “pacchetti”.
I pacchetti in questione sono la base del metodo di conservazione digitale: ognuno di essi contiene dati in cui vengono inseriti i documenti da conservare e i metadati, assieme alle firme digitali, alle marcature temporali e a tutti gli altri elementi in grado di garantire l’autenticità, l’integrità e l’immodificabilità di quei documenti. Questi pacchetti si suddividono a loro volta in pacchetti di versamento, di conservazione e di distribuzione, le cui differenze si legano alle diverse fasi del processo di conservazione. Il tempo di conservazione del documento varia in base alla tipologia dello stesso: documenti diversi necessiteranno ovviamente di modalità e tempi di conservazione diversi. Ma ecco le fasi principali del processo di conservazione.
Conservazione dei documenti digitali: le tre fasi del processo
Il processo di conservazione digitale si fonda sui “servizi fiduciari digitali”, che autenticano e certificano i documenti, ovvero la firma digitale, che garantisce integrità, autenticità e validità del documento, e la marca temporale, che stabilisce in modo certo e univoco la data in cui un documento è stato creato e conservato. Nello specifico, la conservazione digitale del documento si articola in tre fasi:
- Il produttore genera il documento e lo trasforma in un pacchetto di versamento, sui cui viene apposta firma digitale e marca temporale, necessarie per consegnarlo al responsabile della conservazione, figura che, secondo la normativa, deve essere nominata in ogni azienda;
- Il conservatore prende in carico il pacchetto, vi appone firma digitale e marca temporale e lo converte in un pacchetto di conservazione;
- Il sistema di conservazione rende disponibile il pacchetto di destinazione, contenente metadati descrittivi finalizzati alla fruizione e alla consultazione del documento stesso.
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