Non possiamo negare che il mondo del lavoro sia profondamente
cambiato: dal 2020 in poi c’è stato un vero e proprio boom di dipendenti che lavorano da casa, in trasferta, oppure alternando la presenza alla gestione da remoto.
Il classico lavoro in sede è stato sostituito e forme di smart working e lavoro agile sono entrate a far parte della nostra quotidianità. Ma come si possono rilevare le presenze del proprio personale a lavoro se non è presente in sede?
Un software che offre il controllo presenze dei dipendenti è la risposta a questa esigenza, perché permette di registrare in modo semplice e sicuro l’orario d’ingresso e quello d’uscita indipendentemente dal luogo in cui si trova.
Cos’è un software di rilevazione presenze?
Possiamo definire il software di rilevazione presenze come un programma pensato per registrare le ore di lavoro dei dipendenti,
sostituendo il classico cartellino cartaceo con uno digitale che raccoglie
e organizza tutte le informazioni.
Il sistema funziona come un registro sempre aggiornato. Ogni collaboratore potrà timbrare l’inizio e la fine dell’attività da un proprio
profilo personale, accedendo al programma da app o PC e utilizzando lo
stesso strumento per chiedere malattie, ferie, permessi.
Gli HR e le risorse umane, così come i manager e i reparti contabilità hanno
accesso a queste informazioni utili per organizzare i turni, preparare le
buste paga e gestire il team.
La rilevazione presenze più tradizionale è stata messa da parte con
l’arrivo dello smart working e del lavoro agile (attenzione, nonostante
vengano usati come sinonimi sono due modalità di svolgere le proprie
mansioni differenti). Ecco perché i tool digitali aiutano a superare i
limiti territoriali e offrono flessibilità garantendo però che tutto si svolga
con correttezza.
La trasparenza e la fiducia è bilaterale: da una parte i superiori hanno
un quadro chiaro, dall’altra i lavoratori possono ottenere maggiore
flessibilità nella gestione oraria o del luogo da cui svolgono le proprie
mansioni.
Nei cantieri o durante le trasferte, il programma di rilevazione
presenze diventa ancora più utile. Con la geolocalizzazione si registra
non solo il momento della timbratura ma anche la posizione da cui viene
eseguita.
I vantaggi di un programma che rileva le presenze
L’adozione di un software di rilevazione presenze offre diversi benefici, tra cui:
- precisione nei dati. Le ore lavorate vengono registrate in modo accurato, senza margini di errore dovuti a distrazioni o compilazioni manuali
- risparmio di tempo. Chi si occupa di amministrazione non deve più controllare fogli o file sparsi, i dati sono già raccolti e organizzati, pronti per essere usati
- trasparenza verso i dipendenti. Dalla propria dashboard si possono verificare tutte le info e lo stesso può fare il superiore o il reparto HR e ciò dà vita a una fiducia bilaterale che crea un clima più disteso
- adattabilità al lavoro agile. Grazie a strumenti moderni, come le app per smartphone, anche chi lavora fuori sede può timbrare in modo semplice, l’azienda sa sempre chi è operativo e dove si trova
- maggiore sicurezza. Il sistema garantisce che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati, preservando la privacy dei dipendenti e la sicurezza aziendale
Come funziona il software che rileva le presenze
Un programma di questo tipo è pensato per essere intuitivo. Ecco i principali sistemi di utilizzo:
- rilevazione da PC aziendale. Chi lavora davanti a un computer può registrare la propria presenza con un clic, il programma riconosce l’utente e salva l’orario di accesso e di uscita
- app per smartphone. Con la diffusione dello smart working, l’app è diventata lo strumento più utile, il dipendente scarica il programma sul telefono e con un semplice tocco registra entrata e uscita, alcune app rilevano anche la posizione geografica, utile per chi lavora in trasferta o nei cantieri
Registrare correttamente ingressi e uscite, presenze e assenze, ferie e malattie è fondamentale per poi occuparsi delle buste paga, della pianificazione del lavoro e per motivare il personale, garantendo un rapporto di fiducia e trasparenza ambo le parti.
Con l’aiuto di un software tutto ciò può essere gestito in pochi clic attraverso un’app o l’accesso al sito web, loggandosi e timbrando in modo digitale.
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