Cloud è un termine sempre più utilizzato nel linguaggio comune sebbene non sia chiaro a tutti cosa sia, come funziona e a cosa serva realmente. Oggi cercheremo di spiegarlo in parole semplici passando anche dalle ragioni per cui si tratta di una delle migliori soluzioni per le aziende che vogliono digitalizzarsi.
Cos’è davvero un cloud e a cosa serve?
Quando un’azienda effettua una migrazione al cloud questa non sta facendo altro che dotarsi di un grande spazio di archiviazione sicuro ma digitale. Questo spazio è blindato da accessi che solo gli autorizzati possono conservare e utilizzare ed è simile ad un magazzino reale.
L’unica differenza risiede nel fatto per cui si trova in uno spazio “virtuale” e, quindi, può essere raggiunto da qualsiasi luogo fisico ti trovi, ovvero da casa, dall’ufficio e via discorrendo. Se il magazzino fisico deve essere raggiunto di persona il cloud permette di accedere a ciò che è contenuto al suo interno da un PC dotato di connessione ad Internet e, quindi, da una password e da un username per l’accesso.
I vantaggi dell’utilizzo del cloud storage
Grazie alla grande diffusione di dispositivi digitali portatili oggi possiamo accedere a dati di ogni genere dovunque ci troviamo e questo, per le aziende, costituisce un importante vantaggio per una serie di ragioni i cui parleremo qui di seguito.
Innanzitutto il cloud storage alleggerisce i carichi di conservazione materiale dei documenti perché elimina gli archivi fisici e, quindi, gli ingombranti faldoni di cartelle polverose e di scaffali. In questo modo le aziende possono liberarsi delle documentazioni cartacee riducendo notevolmente gli onerosi costi di stampa e le dannose conseguenze per l’ambiente.
Non solo. Meno carta non significa solamente meno sprechi ma anche meno rischi. Grazie ai cloud i documenti rimangono li dove sono stati lasciati e non rischiano di essere smarriti o di deperire come accade alla carta. Una fattura cartacea può scolorire o si può danneggiare per tantissime ragioni mentre un file digitale può essere stampato miriadi di volte senza essere mai smarrito o danneggiato.
Per le aziende il cloud è un vantaggio competitivo
Questo vantaggio è importante perché tutte le organizzazioni sono tenute a conservare per molti anni documenti importanti come fatture, rendiconti, bilanci ecc… Immagina quanto spazio potrebbe servire ad una multinazionale per conservare tutta la documentazione di soli cinque anni di lavoro! Con il cloud il problema viene risolto alla radice azzerando rischi e vantaggi della conservazione fisica dei documenti aziendali.
Ma non è tutto! Grazie ai cloud storage le aziende godono di un ulteriore vantaggio competitivo che si fonda sull’azzeramento delle distanze. Difatti come anticipato poc’anzi il cloud permette di accedere ai dati aziendali da qualsiasi posizione e, quindi, a differenza della conservazione fisica tradizionale, si può reperire una fattura o un consuntivo direttamente da casa, dal treno o da qualsiasi altra posizione semplicemente attraverso una connessione.
È chiaro che un cloud di piccole dimensioni per uso privato sia caratterizzato in modo molto diverso rispetto a quelli configurati per grandi aziende per ovvie ragioni sia di spazio disponibile che di sistemi di sicurezza per l’accesso. In ogni caso il cloud costituisce una delle principali soluzioni di digitalizzazione aziendale a cui oggi è impossibile rinunciare.
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